Item 1 - Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt stowarzyszenia Archiwistów polskich

s. 37

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Jednolity rzeczowy wykaz akt Stowarzyszenia Archiwistów Polskich, zwanego dalej „Stowarzyszeniem”, stanowi podstawę rejestrowania, klasyfikowania, łączenia i ustalania kategorii archiwalnej dokumentacji powstającej i gromadzonej w Biurze Zarządu Główne-go SAP, zwanego dalej „Biurem” oraz w zarządach poszczególnych oddziałów zamiejsco-wych i sekcji branżowych Stowarzyszenia, a także jego archiwów rotacyjnych, zwanych dalej łącznie „jednostkami organizacyjnymi”.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności danej jednostki organizacyjnej Stowarzyszenia, oznaczoną w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego stopnia, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego stopnia (hasła bardziej szczegółowe), oznaczone symbolami dwucyfrowymi, powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego stopnia jednej z cyfr od 0 do 9, tj.: 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas na klasy trze-ciego stopnia oznaczone symbolami trzycyfrowymi tj.: 000-999, a w ramach klas trzeciego stopnia podział na klasy czwartego stopnia, oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj.: 0000-9999.
3. Klasy oznaczone kategorią archiwalną w poszczególnych grupach spraw odpowiadają tema-tycznym teczkom aktowym.
4. Akta tematycznie jednorodne z różnych jednostek i komórek organizacyjnych Stowarzy-szenia są oznaczone tym samym hasłem klasyfikacyjnym i symbolem liczbowym hasła. Wy-różniają je jedynie symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenie danej komórki orga-nizacyjnej.
5. Każda jednostka i komórka organizacyjna sporządza szczegółowy wyciąg z wykazu rze-czowego Stowarzyszenia, zawierający odpowiednie pozycje z wykazu, tj. symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną, niezbędny do rejestrowania spraw prowadzo-nych w tej komórce. Wyciąg z wykazu akt dla danej komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może zawierać:
   a) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne), utworzone przez rozbudowanie końco-wych klas w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń ka-tegorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonych dla klasy rozbudowywa-nej,
   b) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego stopnia, ustalając właściwą ka-tegorię archiwalną z klas komasowanych.
6. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi egzemplarz przekazuje się do archiwum zakładowego.
7. Zmiany w wykazie akt, polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego stopnia mogą być dokonywane tylko na podstawie uchwały Zarządu Głównego Stowarzyszenia.
8. Akta dzieli się pod względem wartości archiwalnej na dwie kategorie:
   a) materiały archiwalne,
   b) dokumentację niearchiwalną.
   9. Materiały archiwalne, to akta posiadające wartość historyczną, naukową oraz dla gospodarki narodowej, które stanowią część składową narodowego zasobu archiwalnego i są przecho-wywane wieczyście. Dla oznaczenia materiałów archiwalnych używa się symbolu literowe-go „A”.
9. Dokumentacja niearchiwalna to akta posiadające wyłącznie czasową wartość praktyczną. Dla oznaczenia dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu „B”, z tym, że:
   a) symbolem „B” z dodaniem cyfr arabskich oznacza się kategorie dokumentacji o czaso-wym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu; okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych (określonych cyframi arabskimi) poczynając od 1 stycznia roku następnego po załatwie-niu sprawy,
   b) symbolem „Bc” oznacza się dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktycz-ne, która po pełnym jej wykorzystaniu jest przekazywana na makulaturę bezpośrednio z komórki organizacyjnej, za zgodą kierownika archiwum zakładowego,
   c) symbolem „BE” z dodaniem cyfr arabskich, określających liczbę lat przechowywania, oznacza się dokumentację, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na charakter, treść i znaczenie. Ekspertyzę przeprowa-dza komisja powołana w tej sprawie przez Zarząd Główny, która może dokonać zmian kategorii tej dokumentacji. Zmiana kategorii może wiązać się z uznaniem dokumentacji za materiały archiwalne (kat.A).
10. Jeżeli w jednostce i komórce organizacyjnej Stowarzyszenia występuje mała ilość akt okre-ślonych haseł, a hasła są tej samej kategorii archiwalnej dokumentacji, wówczas wspólną teczkę akt można założyć dla klasy wyższego rzędu, np. trzeciego lub drugiego.
11. W jednej teczce aktowej nie można łączyć akt kategorii „A” z aktami kategorii „B”. Łą-cząc akta kategorii „B” w jednej teczce, należy ustalić dla tych akt najdłuższy okres prze-chowywania akt tej teczki, wynikający odpowiednio z rzeczowego wykazu Stowarzysze-nia.
12. Kierownictwo danej jednostki i komórki organizacyjnej Stowarzyszenia może w uzasad-nionych przypadkach przedłużyć okres przechowywania w archiwum zakładowym akt kategorii „B” i „BE” ponad lata ustalone rzeczowym wykazem Stowarzyszenia. Decyzję taką należy przekazać osobie odpowiadającej za archiwum zakładowe przed upływem obowiązującego okresu przechowywania tych akt.